Resumo

Gerenciar a comunicação é, basicamente, garantir a geração, o fluxo e o armazenamento de informações. E a diferença do gerenciamento de comunicações para o que fazemos no nosso dia a dia é a formalização desse processo. Nada pode ser deixado para a improvisação ou para a intuição. O gerenciamento das comunicações é o que torna possível que todos os envolvidos no projeto realizem suas tarefas em harmonia ou seja que o trabalho ocorra de maneira integrada. Segundo o PMBOK® Guide 2000 “O gerenciamento de comunicação estabelece vínculos importantes entre as pessoas, idéias e informações necessárias para o sucesso do projeto.”

Introdução

As pessoas realizam melhor suas tarefas quando compreendem exatamente o que estão fazendo e a dimensão e a importância disso .

Normalmente, muitas pessoas são envolvidas na realização de um projeto. Essas pessoas estarão desenvolvendo e trabalhando em atividades diferentes do projeto, todas de muita importância. A comunicação e o fluxo constante de informações tornam possível a integração dessas partes e a formação do produto final esperado pelo cliente.

A comunicação deve se dar entre TODAS as partes envolvidas no projeto sendo que essas incluem o cliente, o patrocinador, os fornecedores, subcontratados além daqueles envolvidos na execução propriamente dita.

Os quatro processos no gerenciamento de comunicações de projeto :

No gerenciamento de comunicações dos projetos estão inclusos quatro processos: Planejamento, execução, controle e encerramento.  O primeiro consiste no planejamento das comunicações. Nessa fase é preciso determinar quais informações são necessárias, quem precisa delas e quando. Deve-se também decidir de que maneira as informações serão passadas e armazenadas.  O segundo (a execução) é a distribuição de informações, ou seja tornar disponível as informações de acordo com o que foi planejado anteriormente.  O terceiro (controle) consiste em realizar um relatório de desempenho que contenha medidas de posicionamento, progresso e previsões. Por fim está o encerramento administrativo que é a união das informações para determinar o fim de uma atividade.

O excesso de informações:

Vivemos na era da informação, o que significa que temos muitas informações , mais do que podemos assimilar, e o excesso de informações pode ser tão prejudicial quanto a sua falta. Por isso é importante que o gerente de projeto saiba selecionar o que é importante. 

Colocando em prática a comunicação no projeto (algumas sugestões) :

·                                No início do projeto listar todos os envolvidos e a área em que estarão trabalhando juntamente com telefones para contato e e-mail é um bom começo.

·                                Depois disso é importante combinar entre todos os envolvidos como deve ser realizada a troca e o armazenamento das informações , isso pode ser feito na forma de uma tabela ou por escrito (forma de um texto).

·                                Recomenda-se, também, a realização de reuniões para acompanhar o desenvolvimento do projeto. Essas reuniões são fundamentais para que haja trocas de informações sobre o projeto e discussões abertas sobre os eventuais problemas. Outras reuniões devem ser feitas para rever o andamento do projeto e o cumprimento dos prazos.

·                                Outra alternativa para tornar a comunicação mais eficaz é disponibilizar periodicamente, para todos os envolvidos no projeto, um quadro de informações distribuídas no período. Esse documento deve conter todos os relatórios e registros relativos ao projeto. Dessa maneira ninguém ficará desprovido de informações importantes. Imagine que um e-mail foi mandando com um relatório mas uma pessoa não recebeu, ela poderá estar informada sobre isso através desse documento.

·                                Ao final de uma etapa ou do próprio projeto é importante realizar reuniões onde se debata abertamente os erros e acertos da equipe para melhorar o rendimento futuro.

BIBLIOGRAFIA